Kako kao lider možete ohrabriti svoj tim da ograniči ometanja i pronađe fokus? Poslednjih nekoliko decenija, treneri David Allen i Justin Hale su proučavali i obučavali lidere o veštinama da ostanu produktivni u hiperstimulisanom svetu. Oni predstavljaju sedam ideja za pomoć vašim zaposlenima da se fokusiraju.
Blic preporučuje
Nije iznenađujuće da se ljudi bore da se fokusiraju. Bombardirani smo smetnjama, opterećeni nerealnim očekivanjima i davimo se u previše pristiglih zahteva.
Kako prenosi Harvard Business Review, tim istraživača u Crucial Learningu anketirao je 1.600 zaposlenih i menadžera kako bi bolje razumeli ozbiljnost kolektivnog neuspeha u fokusiranju. Podaci su dali još sumorniju sliku o njihovoj slaboj pažnji.
Jedan od njihovih nalaza trebalo bi da bude posebno alarmantan za lidere: Od 160 ispitanih čak 60,6 odsto zaposlenih priznaje da retko kada rade više od sat ili dva dubokog, fokusiranog posla svakog dana bez ometanja. – Gde odlazi svo njihovo vreme i vaš novac?
Otkrili su kako su dva od tri ispitanika izjavila da se bore s potpunim fokusiranjem na jedan zadatak ili osobu. A kada dobiju redak trenutak koncentracije, svaki treći je rekao da se može fokusirati na zadatak samo 10 minuta ili manje. Efekti nefokusiranog ponašanja su ozbiljni i dalekosežni. Konkretno, ispitanici su kao najveće troškove svoje nemogućnosti fokusiranja naveli preopterećenost, nedostatak energije, stres, smanjenu efikasnost, manje ispunjenosti i razočaranje.
Na primeru Damiana, menadžera proizvoda visokih performansi, objasnićemo problematiku fokusiranja. Prvo što je Damian uradio kada se ujutro probudio je uzeo telefon i proverio e-poštu. Dok je ležao u krevetu, nije mogao ništa da uradi u vezi sa zahtevima sadržanim u tim mejlovima, pa je umesto toga počeo svoj dan osećajući se preopterećeno. Srećom, njegov kalendar je bio jasan i imao je vremena da dovrši svoj predlog projekta koji je trebao poslati. Čim je stigao u kancelariju, jedan kolega ga je saterao u ćošak i zatražio njegov brzi doprinos o projekcijama za Q3. Trebalo bi samo minut, pa se Damian složio. Četrdeset pet minuta kasnije, Damian je poslao svoja mišljenja ranije spomenutom kolegi. Zatim je skočio na dugu listu mejlova u koje je zavirio ranije tog jutra. Dobio je nekoliko brzih udaraca dopamina nakon što je odgovorio na nekoliko njih. Međutim, sledeći e-mail je bio veliki zahtev koji nije mogao razumno obaviti tog jutra. Zato je odlučio da ga sačuva za kasnije, ali je zadatak nametnuo. Konačno, u 11:15 otvorio je svoj predlog projekta, ali 15 minuta kasnije, koleginica Rita je svratila da proćaska, i pri nego što je on to shvatio došlo je vreme za ručak.
Foto: Shutterstock / RAS Srbija
Nakon ručka, Damian je pokušao ponovo doći do tog predloga projekta, samo kako bi bio pozvan na brzu radnu sesiju sa svojim menadžerom da se pozabavi zabrinutošću klijenta. Bilo je 15 sati pre nego što se vratio na svoju ponudu, a do tada se osećao iscrpljeno i umorno, pa je otvorio svoju e-poštu i na brzinu odgovorio na nekoliko zadataka što ga je delimično rasteretilo. Nakon obrade popodnevnog zaostatka e-pošte, uključujući i onaj veliki zahtev od jutra, došlo je vreme da se uputi na fudbalsku utakmicu njegovog sina. Damian je uzdahnuo. Bio je zauzet celi dan, a ipak se činilo da je zaista malo toga postignuto, uključujući i jednu stvar koju je trebalo uraditi — njegov prijedlog projekta.
Dok je sedeo na utakmici, sve što je mogao učiniti bilo je razmišljati o svom nepotpunom predlogu, neodgovorenim mejlovima i nadolazećim obavezama. Iako nije bilo zvukova ili obaveštenja, on je i dalje bio potpuno rastrojen kada je trebao biti prisutan sa svojom porodicom.
Ovaj dan nije bio izuzetak – to je bila svakodnevnica. Nije ni čudo što se zaposlenici osećaju više ´´”izgoreli” i neangažovani nego ikad. Smetnje – od kojih neke mogu biti važne, ali svejedno ometaju – uzimaju najbolje od njih. Na kraju krajeva, naši zaposleni su bili zauzeti, ali da li su bili produktivni…..
Kao menadžer i vođa zaposlenih, šta možete učiniti da ohrabrite svoj tim da ograniči ometanja i pronađe fokus? Kako možete stvoriti okruženje u kojem vaši ljudi mogu reći ne radu niskog prioriteta, blokirati najnovije i najglasnije zahteve i posvetiti svoje vreme i energiju najvažnijim projektima i ljudima?
Donosimo rešenja koja možete primeniti kako biste omogućili svojim timovima da ostanu na odgovarajući način angažirani. Evo sedam ideja kako pomoći vašim zaposlenicima da se fokusiraju:
Foto: Shutterstock / RAS Srbija
Lista zadataka i projekata
Ako vaši zaposleni nemaju potpunu listu svojih obaveza i projekata, ne mogu realno odrediti prioritete. Kao vođa, držite ljude odgovornim za vođenje trenutnih lista obaveza i dajte im vremena svake nedelje da izvrše potpuni nedeljni pregled ovih obaveza kako bi mogli zadržati kontrolu.
Pojasnite i uredite kanale komunikacije
Većina našeg ometanja je rezultat mnoštva internih komunikacijskih kanala kojima se ljudi moraju kretati u tipičnom radnom okruženju — a da ne spominjemo stvarnu obradu sadržaja na svakom kanalu. Pojasnite za šta bi se svaki kanal trebao koristiti i kakva su očekivanja oko vremena odgovora.
Normalizirajte odgovor NE
Lideri trebaju stvoriti psihološku sigurnost oko preopterećenosti i sagorjevanja. Jedan sjajan primer dolazi od Richa Sheridana, izvršnog direktora Menlo Innovations, kompanije za razvoj softvera po narudžbi. Rich razume vrednost zaposlenih koji komuniciraju o obimu svojih propusta. On ne samo da ohrabruje zaposlene da govore, on takođe normalizuje i nagrađuje takvo ponašanje.
Kada zaposleni kaže da nema propusta ili da nije pregorio, Rich uči svoje projektne menadžere da se nasmeše i kažu: “Hvala što ste podelili tu lošu vest sa mnom.” Zašto?
Foto: shutterstock
Evo šta je Rič rekao: „Većina lidera želi da poništi loše vesti. Ali loše vesti ne nestaju tek tako. Umesto toga, prožima kulturu, stvara probleme s kvalitetom i moralom i dovodi do beskrajnih sati prekovremenog rada.”
Normalizirajte odbijanje tako što ćete učiniti sigurnim da zaposleni komuniciraju o svojoj preopterećenosti. Nagradite ponašanje tako što ćete biti promišljeni u svojim reakcijama.
Učinite sastanke smislenim
Radni dani većine ljudi su monopolizirani sastancima. Pomozite zaposlenima da ostanu fokusirani dopuštajući im da odbiju besmislene sastanke. Kako bismo poboljšali efikasnost sastanaka, jedan menadžer postavio je hrabar presedan. Rekao je: “Ako vas neko pozove na sastanak bez jasnog dnevnog reda i razloga zašto je vaše prisustvo neophodno za uspeh sastanka, imate moju dozvolu da to odbijete.” Ovaj menadžer je vratio odgovornost na kreatora sastanka (koji je često bio i sam) da pokaže veće poštovanje prema vremenu drugih. To je takođe omogućilo zaposlenima kontrolu nad svojim danima kako bi se mogli fokusirati na posao visokog prioriteta.
Omogućite svrsishodnu produktivnost
Tokom vašeg nedeljnog sastanka 1:1, nemojte pitati svoje zaposlene da li su „zauzeti“. Umesto toga, pitajte ih da li imaju vremena i prostora da obave posao koji im je potreban ili koji žele da rade. Ako je odgovor ne, podržite ih u rešavanju tog jaza. Možda im je potrebna pomoć u određivanju prioriteta na svojim listama obaveza.
Formalizirajte fokus
Možda je najlakši način za podsticanje fokusiranog rada da ga upišete u kalendar. Stvorite timsku normu zaštićenog radnog vremena. Na primer, recite timu da odredi utorak i četvrtak poslepodne radi fokusiranog rada. Tokom ovih sati, nikome nije dozvoljeno da zakazuje sastanke, a drugi širom organizacije će vidjeti da su zaposleni takođe nedostupni.
Poštujte granice
Kada ljudi kažu da su u fokusiranom načinu rada kao što je naznačeno njihovim statusom na alatima za timsko ćaskanje ili njihovom kalendaru, to poštujete. Kao njihov vođa, možda ćete osećati da se ova pravila primenjuju na sve osim na vas – ali čim prekinete ovaj put, to postavlja normu za sve ostale da rade isto.
Ove prakse će vam pomoći da izgradite kulturu u kojoj se vaši ljudi mogu fokusirati na posao koji je zaista važan. Od vitalnog je značaja da lideri razumeju ove principe jer oni su ono što će zadržati vaš tim efikasno angažovanim u svetu koji je dizajniran da ih ometa. Podržite njihovu sposobnost da se fokusiraju i svi pobeđuju.
(Manager.ba)
Želite da vam “Blic Biznis” donosi najnovije i ekskluzivne informacije o ekonomiji i dešavanjima u svetu biznisa, da čitate o uspesima i padovima srpskih privrednika, ali i poslovima koji u Srbiji i svetu donose novu eru u biznisu. Postanite i vi deo kluba koji čini desetine hiljada menadžera. Prijavite se na newsletter i na mejlu očekujte najaktuelnije i najekskluzivnije informacije.