Kada pokušavate poboljšati situacije pogoršane nedostatkom komunikacije, korisno je precizno identifikovati problem ili barijeru, odvojiti vreme kako bi shvatili koren uzroka, a zatim razmislili koja rešenja se najbolje mogu primeniti za poboljšanje loših komunikacijskih veština i postizanje željenih rezultata.
Blic preporučuje
Važnost uspešne komunikacije na radnom mestu
Uspešna komunikacija kritična je komponenta poslovnog uspeha. Za mnoge lidere može biti značajna slepa tačka koja kvari odnose, otežava postizanje ciljeva, ograničava mogućnosti napredovanja i ometa celokupni poslovni i lični uspeh.
Učinkovita komunikacija na radnom mestu nije samo razmena informacija. Kada se izvede dobro, postoji stvarna moć u internoj komunikaciji da se organizacije pokreću napred, angažirajući zaposlene u kolektivnu akciju koja podržava misiju i viziju organizacije.
Lideri koji dosledno komuniciraju strategiju jednostavnim jezikom i koriste je kao alat za povezivanje inicijativa i napredak organizacije, pomažu inspirirati i motivirati uposlenike, održavajući ih fokusiranima na zajednički rad za postizanje uspeha.
Zašto je loša komunikacija na radnom mestu?
Loša komunikacija je kvar koji je rezultat neslaganja ili nepovezanosti između onoga što je rečeno i onoga što se razume. Ovaj nedostatak međusobnog razumevanja može se dogoditi na ličnom nivou između kolega ili na nivou organizacije.
Foto: shutterstock
Postoji mnogo načina na koje se može dogoditi loša komunikacija na radnom mestu. Iako je neke od ovih načina lakše uočiti od drugih, svi oni mogu biti štetni za zaposlene i poslovanje u celini.
Zakasnela komunikacija od strane rukovodstva
U većini organizacija, bez obzira na veličinu, većina zaposlenih izjaviće kako njihovi viši menadžeri ne komuniciraju dovoljno često. Lideri često mogu odgoditi komunikaciju kada smatraju kako nemaju sve odgovore ili se moraju pozabaviti teškom temom, ali zaposleni stalno kažu kako bi se radije čuli sa svojim liderima rano i često.
Zaboravljeni hibridni rad ili zaposleni na daljinu
Hibridna ili potpuno udaljena okruženja u kojima mnogi zaposleni danas rade dovela su do toga da se mnogi od tih zaposlenih osećaju više izostavljenim iz kritične komunikacije. Kao rezultat, zaposleni redovno traže povećanu transparentnost i detalje, kao i češću komunikaciju, uključujući redovno zakazane virtualne sastanke, “Pitaj me bilo što” sesije s liderima, redovna druženja timova i još mnogo toga.
Nedostatak odgovornosti
Kada lideri traže povratnu informaciju, moraju zatvoriti komunikacijsku petlju sa zaposlenima koji daju konkretne predloge. Čak i kada lideri nisu u stanju reagovati na određeni predlog, važno je objasniti zašto. U suprotnom, uposleni lako mogu osećati kako njihove brige nisu saslušane ili njihove povratne informacije nisu doista cenjene.
Konfuzija usred promena
Zaposleni očekuju da budu obavešteni o promenama u ključnom osoblju i procesima koji mogu uticati na njihov posao i karijeru, i traže od rukovodstva da osiguraju te informacije. Ako dođe do promena, a lideri ne podele razlog, mlin glasina može početi da melje, uzburkavati, komplikovati ili pogoršavati već složenu situaciju.
Ovo očigledno nije dobro za moral zaposlenih niti pomaže u održavanju fokusiranosti i motivacije organizacije. Takođe, može dovesti do straha, konfuzije i nepoverenja, koji se vremenom mogu izgraditi i potencijalno otežati organizaciju u nadolazećim godinama.
Uzroci loše komunikacije na radnom mestu
Problemi u komunikaciji često su uzrokovani velikim brojem izazova, uključujući ograničavajuća uverenja koja lideri gaje, nedostatak jasne strategije i ciljeva, preopterećenost informacijama, ograničene povratne informacije (kako znate da to radite kako treba?) i loš ton vođstva s vrha.
Foto: shutterstock
U mnogim slučajevima, loše komunikacijske veštine mogu početi nečijim temeljnim uverenjima o komunikaciji koja prave smetnje:
Verujete kako ste rođeni kao učinkoviti komunikatori, ili da postoji čarobna pilula, te stoga ne vežbate i ne postajete bolji. Ako ste rođeni s urođenim darom za govor ili komunikaciju, još uvek morate raditi na razvijanju svoje učinkovitosti, za što je potrebno vreme, praksa i strpljenje. Zamislite nekoga ko je rođen s neverovatnom količinom prirodnog talenta, veštine i sposobnosti za određeni sport. Čak i ako sportista ima više urođenog talenta od drugog, ako mu nedostaje disciplina i ne vežba redovno, može brzo biti nadmašen ili nadigran.
Plašite se neuspeha, a taj strah vas sprečava da pokušavate i učite nove stvari ili veštine. Bili svesni toga ili ne, svi su na nekom nivou programirani plašiti se ili izbeći neuspeh. S darvinističkog gledišta, ovo izbegavanje situacija u kojima nismo dobri omogućilo nam je ostati živi izbegavajući opasnost. Neurologija i psihologija nam danas govore kako je još uvek malo toga ostalo u nama, s teorijom “bori se ili beži” („fight or flight“). U suštini, ako to nikada ranije niste radili, a znate kako u početku možda nećete biti dobri, onda nehotice ili podsvesno izbegavate to raditi.
Imate pogrešno uverenje kako je dobra komunikacija stvar zdravog razuma. Ako je to zdrav razum, malo je verovatno kako ćete se potruditi dobro komunicirati. Ljudi su odrasli u različitim kulturama, zemljama, s različitim vrednostima, imaju različite nagone i potrebe. Stoga je zamka misliti, “ljudi misle kao ja”. Uspešna komunikacija je složena jer način na koji komuniciramo mora biti prilagođen osobi, njenom stilu i situaciji.
Nenamerno komunicirate iz vlastite perspektive. Vrlo vam je jasno što mislite u svojim glavama. Ali komunikacija se događa u umu slušatelja i važno je komunicirati iz perspektive vaše publike s fokusom, detaljima i pažnjom koju prava komunikacija zahteva. Posao se obavlja preko drugih i što više znate o njima, to ćete ih bolje motivirati i potaknuti ih na akciju.
Učinci loše komunikacije na radnom mjestu
Problemi koje može stvoriti loša komunikacija, ili nedostatak komunikacije u celini, često se ne shvate sve dok se problemi ne pojave, u kom trenutku već pate poslovanje i krajnji rezultat, a ipak su mogli biti sprečeni.
Nedostatak znanja vodi negativnosti
Niska produktivnost događa se kada ljudi nemaju informacije ili znanje za koje smatraju potrebnim. Razlog je jednostavan – ljudi imaju tendenciju izbegavati situacije u kojima će osećati kako ne znaju, ne razumeju ili nemaju stručnost. Niko ne želi izgledati kao da ne zna šta se događa. I skoro svako ima strah – utemeljen na stvarnosti ili ne – kako će biti osramoćen ili ismejan.
Foto: shutterstock
Setite se škole. Od početka do postdiplomskih studija, koliko puta ste čuli nastavnike i profesore kako kažu: “Ne postoji glupo pitanje?” Znali su kako neko ima pitanje – vrlo dobro pitanje koje bi pomoglo baciti novo svetlo na razgovor – koje su se jednostavno previše strahovali postaviti.
Nepoverenje zaposlenih, izostanci i nizak moral
Zaposleni se žele osećati povezani s organizacijom. Kada jesu, spremni su raditi više, pametnije i biti aktivni na radnom mestu na načine koji donose poslovne rezultate. Kada nisu angažirani, kada se ne osećaju povezanima, pate. Ovo može izgledati kao osetljivo, meko poslovno pitanje, ali nesretni i nepovezani zaposleni mogu duboko uticati na poslovanje kroz izostanak, nedostatak motivacije i fluktuaciju.
Loši međuljudski odnosi
Koliko često vidite kako se oči “prevrću”? Koliko mrmljanja čujete tiho? Kada se ljudi ne osećaju povezani jedni s drugima, to otvara vrata za pogrešna tumačenja i preispitivanje motiva i namjera. Nedostatak osećaja poštovanja ili slušanja – istinskog slušanja – dovodi do toga da se ljudi osjećaju negirano. Kada se to dogodi, oni često pronađu načine „povući“ se, čak i kada to ne mogu učiniti otvoreno ili izravno.
“Učinak vinove loze”
Marvin Gaye nije jedini koji čuje kroz vinovu lozu. Bez obzira koliko volite njegov Motown hit, ne želite da se dogodi u vašoj organizaciji. Ako ne delite informacije, osiguravate nicanje loze – uzrokujući probleme i smetnje. Ako sa svojim uposlenima ne razgovarate proaktivno o važnim pitanjima, velike su šanse da netko drugi to radi – bez obzira na točnost i istinitost njihovih „informacija“.
Kako rešiti lošu komunikaciju na radnom mestu
Poboljšanje komunikacije uključuje više od samo pravilnog širenja poruke. To znači osigurati da poruka rezonira sa slušateljima i da je razumeju na način koji će ih pokrenuti na akciju. To je težak posao, ali vredi.
Foto: shutterstock
Navodimo pet praktičnih rešenja koja će vam pomoći:
Upoznajte svoju publiku i njene potrebe
Što više znate o nekomu, to ga bolje možete saslušati, saosećati, podržavati ili ga voditi u smeru u kojem treba ići. Posvetite se naporu razumeti svoju publiku i njihove potrebe, te uravnotežite to s potrebama poslovanja. Razumevanjem i pažljivim slušanjem, u mogućnosti ste bolje zadovoljiti strateške komunikacijske potrebe.
Prenesite prave poruke u pravo vreme
Fokusirajte se na komunikaciju visoke vidljivosti, visoke frekvencije, postavljanje detaljnih komunikacijskih planova koji omogućavaju redovne autentične i iskrene razgovore s uposlenima i osiguravanje pametne kadence ili ritam kako bi se zadovoljile potrebe tima i poslovanja.
Uokvirite kontekst i učinite ga relevantnim
Kontekst je ključan, zajedno s tim da vaše poruke učinite super relevantnim za zaposlene. Kao lideri, deo vaše uloge je stvaranje zajedničkog organizacijskog konteksta. To se postiže povezivanjem točaka između onoga što kažete i onoga što vaši uposleni već znaju. Dovedite svoje komunikacijske lidere za sto rano kada se donose ključne poslovne odluke. Oni mogu osigurati da se glavna pitanja i brige koje uposleni imaju na umu uvaže pri oblikovanju poslovnih politika.
Koristite prave kanale za komunikaciju
Prava poruka, isporučena u pravo vreme, putem pravih kanala, ima veliki uticaj na zatvaranje komunikacijskih praznina ili na rešavanje komunikacijskih problema. Lideri danas imaju širok spektar opcija za komunikacijske kanale, a popis kanala stalno raste. Uz više opcija za izbor, lideri moraju osigurati da su kanali odabrani strateški kako zaposleni ne bi bili žrtve preopterećenja informacijama.
Izmerite svoju komunikaciju kako biste navodili rešenja
Merenje ne pokazuje samo brojke koje stoje iza vaših napora, već se mogu usmeriti na perspektive zaposlenih, kako komunikacija odjekuje, dobijaju li informacije koje su im potrebne tamo gde žele i još mnogo toga. Merenje vam pomaže dokumentirati napredak i pomagati liderima da shvate kako i zašto doneti pametne odluke koje će vam pomoći postići svoje poslovne i komunikacijske ciljeve. Kreiranjem temelja na kojemu se meri napredak i uspeh, možete identifikovati ključne probleme i odrediti kritična područja za delovanje. Takođe možete izgraditi ili ojačati vaš argument za resurse – i ljude i novac – dok vam je pogled usmeren ka rešavanju problema u komunikaciji. Uvek zapamtite, ono što se meri, to se i radi.
Zaključak
Dobra komunikacija zaposlenih može pretvoriti strategiju u akciju i zadržati zaposlene fokusiranim na ono što je bitno. Postoji stvarna prilika za organizacije povećati angažman, učinak i produktivnost rešavanjem problema loše komunikacije na radnom mestu. Postavljanjem poboljšanja komunikacije na mesto glavnog prioriteta, možete pokrenuti značajan angažman, promene i rezultate, pretvarajući dobru organizaciju u odličnu.
(Izvor: Pit.ba / Manager.ba)
Želite da vam “Blic Biznis” donosi najnovije i ekskluzivne informacije o ekonomiji i dešavanjima u svetu biznisa, da čitate o uspesima i padovima srpskih privrednika, ali i poslovima koji u Srbiji i svetu donose novu eru u biznisu. Postanite i vi deo kluba koji čini desetine hiljada menadžera. Prijavite se na newsletter i na mejlu očekujte najaktuelnije i najekskluzivnije informacije.